Wat is een Document Management Systeem?

Een Document Management Systeem (DMS) is een digitale opslagruimte voor documenten. Door het toevoegen van metadata (of tags) aan de verschillende documenten kunnen deze snel opgevraagd worden.

Denk daarbij aan het toevoegen van een auteur, categorie, onderwerp, datum van creatie, etc.

De documenten en onderliggende database worden op een beveiligde netwerklocatie bewaard, zodat deze toegankelijk is vanaf verschillende locaties én via een desktop applicatie of een web applicatie.

Waarom kiezen voor een DMS

EFFICIENT

DUURZAAM

VEILIG

FLEXIBEL

De sterke punten uitgelicht

clipboard efficiëntie - werken in de laatste versie van een document

EFFICIENT

Je werkt steeds in de laatste versie van een document terwijl je deze ook niet meer in verschillende folders hoeft op te slaan. Het geeft meerdere gebruikers de kans om samen te werken aan documenten, zonder steeds nieuwe versies van het bestand aan te maken. Het meegeven van metadata of "tags" geven je de mogelijkheid je document nog sneller op te vragen met behulp van een zéér krachtige desktop of web applicatie.

VEILIG

Versleutelde connecties naar het Document Management Systeem zorgen ervoor dat je geen VPN meer nodig hebt. De rechten staan gedefinieerd op de documenten waardoor enkel de juiste mensen toegang hebben tot de nodige documenten.

geautomatiseerde archiefstructuur - bestanden ten allen tijde beschikbaar

DUURZAAM

Het digitaliseren van documenten laat ons toe steeds en overal aan de documenten te kunnen. Een geautomatiseerde archiefstructuur zorgt ervoor dat je de focus niet verliest en dat de documentenstroom ten allen tijde optimaal is. Versiebeheer laat ons zien wanneer een document aangepast werd, wat er aangepast werd en door wie dat gebeurde. Oudere versies van het bestand kunnen alsnog opgevraagd worden ter controle of indien een document hersteld dient te worden.

werk samen in team op alle documenten zowel op het web als in een desktop toepassing

FLEXIBEL

Via de webapplicatie kan je op elk besturingssysteem aan het Document Management Systeem.

Werk je in een Windows omgeving? Dan kan je zowel gebruik maken van de webapplicatie als van de desktopapplicatie. Dit resulteert in een verhoging van de productiviteit van het personeel en een verbetering van de service richting de klant.

Waarom kiezen voor een DMS?

Waar heb ik dat document weer opgeslagen? Is het de laatste versie? Heeft mijn collega deze aangepast en verplaatst naar een andere folder?

Het is een alledaagse frustratie.

Met een DMS is dit verleden tijd. Deze krachtige DMS, kort voor Document Management System, zorgt ervoor dat een (fysieke) server en de talloze mappen overbodig worden. Documenten worden opgeslagen op één netwerklocatie en door het meegeven van metadata (of tags) kunnen deze razend snel opgevraagd worden. Rechten worden meegegeven per document type waardoor enkel de documenten worden weergegeven waar de gebruiker toegang tot heeft.Door middel van versioning kunnen we zien wanneer een document aangepast werd, wat er aangepast werd en door wie dat gebeurde. Oudere versies van het bestand kunnen alsnog opgevraagd worden ter controle of indien een document hersteld dient te worden.

Voor ons is hun grootste troef betrouwbaarheid, DWS is een aanrader voor elk bedrijf die frustraties ondervindt met document management