Botst uw boekhoudkantoor op de limieten van een geïntegreerde DMS?

Een document management systeem zit vaak al standaard verwerkt in het softwarepakket waar boekhouders mee aan de slag gaan. Dat lijkt handig maar al te vaak botsen gebruikers op de limieten van hun systeem. Er ontbreken een aantal cruciale functionaliteiten of er is geen toegang tot het systeem via mobiele apparaten.

gefrustreerde boekhouder

Je zou als boekhoudkantoor kunnen berusten in je lot. Jij en je medewerkers accepteren de beperkingen en vullen die aan met tijdrovende manuele handelingen om bijvoorbeeld documenten te vinden, te archiveren, facturen te dubbel checken of audits voor te bereiden. Natuurlijk verhoog je hiermee wel de kans op menselijke fouten en het vertraagt je workflow. Geen toekomstgerichte oplossing dus.

Boekhoudkantoren kiezen daarom beter voor een standalone of decentraal document-management-systeem. Hiermee haal je een aantal krachtige troeven in huis waarmee je je kantoor wapent voor de toekomst.

  • DMS volledig op maat van jouw behoeftes

Met een standaard DMS krijg je standaard oplossingen. Maar de wereld draait vandaag om flexibiliteit en wendbaarheid. Elk boekhoudkantoor heeft zijn specifieke klantenportefeuille en expertise en dus zijn individuele behoeftes. Met onze standalone oplossing kunnen we voor elk boekhoudkantoor een DMS op maat uitwerken waardoor je workflow volledig matcht met de service die je aan je klanten wilt bieden.

  • Flexibiliteit om mee te groeien met nieuwe technologie

Het decentraal of individueel systeem van DWS Group stelt zich zo flexibel op dat het met alle gemak inhaakt op je bestaande softwarepakketten (CRM, ERP). Onze oplossing maakt je workflow daardoor nog beter en efficiënter. Je krijgt meer opties, meer functionaliteiten en kan voortdurend meegroeien met nieuwe technologieën.

  • Overal toegang tot documenten dankzij mobiele app en het web

Werken doen we al lang niet meer enkel binnen de kantoormuren. In tegenstelling tot vele andere DMS’en werkt onze oplossing ook met een mobiele app. Zo heb je ook via je smartphone, tablet of browser overal toegang tot informatie en kan je nieuwe documenten maken, lezen, bewerken, downloaden of archiveren. Heel handig als je buiten kantoor werkt, als je snel iets wilt opzoeken of opvragen tijdens je meeting met een klant, etc..

  • Enorme tijdswinst dankzij doorgedreven doorzoekbaarheid van documenten

Geïntegreerde DMS’en maken de vindbaarheid van documenten gemakkelijk door ze in te delen in categorieën en door sleutelwoorden toe te voegen. Maar ook dat heeft zijn beperkingen. Zonder een goed doordachte en uitgebreidere documentdefinitie kan je zoektocht lang duren. De standalone oplossing van DWS Group gaat veel verder. Door metadata (bv auteursnaam, creatiedatum, autorisatie, historiek van aanpassingen en document specifieke indexen) te koppelen aan elk individueel bestand, vind je steeds in enkele muisklikken de juiste en meest actuele versie van een document.

  • Training en opvolging

De implementatie van een standalone DMS betekent verandering voor je boekhoudkantoor. Zo’n verandering mag jou vooral niet afschrikken. Daarom voorzien we steeds training en opleiding voor jou en je medewerkers. Zo zorgen we ook dat alle troeven van je DMS benut worden en dat je investering ten volle rendeert.

DWS is expert in het implementeren van flexibele DMS-systemen. Zo bekijken we grondig wat jij nodig hebt (en ook wat je niet nodig hebt) en komen zo tot een software oplossing die perfect aansluit bij je behoeftes. We rollen met veel zorg het nieuwe document management systeem voor je uit. We begeleiden jou en je team bij de nieuwe manier van werken en voorzien trainingen en support.

Wil je ontdekken welke voordelen onze oplossing jouw boekhoudkantoor kan bieden? Contacteer ons dan nu voor een gratis analyse en adviesgesprek.